10 Terbaik Contoh Surat Undangan Rapat

Beberapa Format Penulisan Surat Undangan Rapat

Saat membuat surat undangan, Anda harus memperhatikan beberapa poin di bawah ini:

Terbaik Contoh Surat Undangan Rapat-min

 

1. Susunan Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Sebuah surat resmi tidak dibuat serta merta begitu saja karena dibalik semua itu ada aturan penulisan tersendiri. Apalagi jika dipakai untuk undangan rapat yang mana penerimanya adalah orang-orang tertentu. Sudah wajib bagi si pembuat agar memperhatikan susunannya.

Surat undangan rapat harus memiliki Kop. Di sana dicantumkan data serta logo instansi. Berikan nomor urut, tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat. Bubuhkan lampiran terkait lembar apa saja yang dilampirkan dalam dokumen tersebut sehingga semua informasi dimuat dengan baik.

Berikan salam pada bagian pembuka. Selanjutnya, jelaskan isi dari surat itu secara jelas dengan mencantumkan hari dan tanggal pelaksanaan, pokok bahasan, tempat dan info penting lain. Untuk penutupnya, jangan lupa sampaikan ucapan terimakasih serta tanda tangan penanggung jawab.

2. Penulisan pada Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Saat ini, surat undangan rapat kadang dibuat tanpa memperhatikan kaidah-kaidah yang ada di dalamnya. Jika diperhatikan, cukup miris juga sebab banyak instansi mengabaikan hal-hal penting tersebut ketika membuat dokumen resmi, mulai dari kop hingga tembusan sekalipun.

Penulisan surat resmi yang benar adalah menggunakan Bahasa Indonesia Baku. Bila ragu tentang cara menulisnya, Anda dapat mengecek KBBI. Mungkin hal ini terkesan sepele namun jika diabaikan begitu saja maka akan mengurangi tingkat keresmiannya.

Selain pada penulisan isi surat secara keseluruhan, salam juga termasuk pada bagian yang sering dilupakan. Untuk menuliskannya, sebisa mungkin Anda jangan menyinggung suatu kelompok atau agama tertentu. Buat menggunakan sapaan nasional agar lebih akrab dibaca.

Baca Juga: 10 Contoh Kata Pengantar Terbaik yang Harus Anda Periksa

3. Penomoran Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Masalah penomoran surat kerap kali membuat pembuatnya bingung. Apalagi jika organisasi atau instansi tersebut terbilang baru. Bila hanya mencontoh dari dokumen lain pasalnya belum tentu benar sebab hal ini akan berkaitan dengan pengarsipan kedepannya nanti.

Dalam penulisannya, ada beberapa kode yang dipakai seperti membubuhkan huruf di depan. Setelah itu terdapat nomor seri seperti umumnya, diikuti dengan singkatan untuk jenis acara itu. Terakhir, ada identitas instansi atau organisasi serta tahun pembuatan dokumen.

Contohnya seperti U.001/Pan-Pel/OSIS/2017. Dari sana, kode U.001 merupakan kependekan dari undangan nomor 1. Sementara Pan-Pel berarti Panitia Pelaksana dan sebelahnya terdapat OSIS, organis yang mengeluarkan dokumen tersebut. Terakhir, 2017 adalah tahun dikeluarkannya surat.

4. Penulisan Alamat Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Penulisan lainnya yang masih sering menemui kekeliruan dalam surat undangan rapat adalah cara menulis alamat. Banyak orang cenderung mengabaikan hal ini dan memilih menuliskannya sesuka hati. Padahal, ada aturan juga di dalamnya.

Alamat surat resmi biasanya terdapat pada bagian sampul yang ditulis secara lengkap serta di awal dokumen dan kebanyakan lebih singkat. Penggunaan kata Kepada tidak terlalu ditonjolkan karena langusng menggunakan Yth. sebagai penggantinya.

Selain itu, untuk penulisan Sdr/Sdri langsung diikuti nama orang yang bersangkutan. Tidak perlu diberi Pak atau Bu lagi. Penulisan Jalan langsung ditulis sedemikian rupa. Jangan sampai disingkat Jln. seperti umumnya tanpa diakhiri titik di bagian akhir. Lantas bagaia mana contohnya?

1. Contoh Surat Undangan Rapat Dinas

DINAS KESEHATAN KOTA GRESIK

Jln. Mangga no. 39

Gresik, 27 Maret 2020

No        : 120/Dinkes/III/2020

Lamp    : –

 

Yth. Kepala BPBD Kota Gresik

Di

Tempat

 

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan adanya kegiatan Sosialisasi Covid-19, maka kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri kegiatan tersebut pada:

 

hari, tanggal      : Jumat, 3 april 2020

waktu                : 08.00 WIB

tempat              : Aula Utama Gedung BPBD

Demikian surat ini disampaikan, dimohon untuk memakai masker pada saat menghadiri rapat. Terima kasih atas perhatiannya.

 

Divisi Humas Dinas Kesehatan

 

Harun Nur Hadi

2. Contoh Surat Undangan Rapat Wali Murid

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

KOTA MOJOKERTO

UPT SMA NEGERI 3 MOJOKERTO

Jalan Pemuda no. 33, Kota Mojokerto

 

Mojokerto, 20 Juni 2020

No        : 142/Eks/SMAN 3/VI/2020

Lamp    : 1

Perihal  : Undangan Pengambilan rapot

 

Yth. Bapak/Ibu Wali Murid kelas X dan XI SMAN 3 Mojokerto

Di

Tempat

 

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu wali murid untuk berkenan hadir mengambil hasil belajar siswa pada:

 

hari, tanggal      : Jumat, 26 Junii 2020

waktu                : sebagaimana terlampir

tempat              : sebagaimana terlampir

 

Demikian surat ini dibuat, dimohon untuk datang tepat pada waktunya dan memakai masker saat datang

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih

Mengetahui

Kepala SMAN 3 Mojokerto

 

Sri Puji A., M.Pd

3. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi

DEWAN MAHASISWA

UKM BELA DIRI

UNIVERSITAS CIPUTRA

PERIODE 2020/2021

 

Malang, 18 Juli 2020

No        : 022/UKM.BD/UNICI/VII/2020

Lamp    :-

Perihal  : Undangan Rapat

 

Yth. Ketua UKM Olahraga UNICI

Di

Tempat

 

Dengan Hormat

Bersamaan dengan kegiatan “Galang Dana Tanggap Bencana Covid-19”, dalam hal ini bermaksud mengundang saudara/i untuk hadir dalam rapat pada:

 

hari, tanggal      : Senin, 27 Juli 2020

waktu                : 08.00

tempat              : Google Meet

 

Dimohon untuk mengajak 2 orang yang akan mengikuti rapat virtual. Diusahakan Ketua dan Sekretaris Organisasi dapat hadir dalam rapat kali ini.

Demikian surat yang disampaikan, atas pengertiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami

 

Jeremy Kalee

4. Contoh Surat Undangan Rapat Kelurahan

PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG

DESA JOMBOK

Jalan Raya Kesamben no. 39

 

Jombang, 3 Januari 2020

No        : 002/EKS/DS/I/2020

Lamp    : –

 

Yth. Ketua RT 11 Dusun Jombok

Di

Tempat

 

Assalamualaikum wr. wb.

Dengan Hormat,

Dengan akan diadakannya acara “Pengajian Umum Gus Miftah”, maka dimohon kehadirannya Bapak/Saudara pada:

 

hari, tanggal      : Sabtu, 6 Januari 2020

waktu                : 19.00

tempat              : Rumah Bapak Aji

Dusun Kalibening Desa Jombok

Mengingat akan pentingnyanacara tersebut, dimohon kedatangan Bapak/Saudara agar datang 15 menit sebelum rapat dimulai.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Megetahui

Kepala Desa Jombok

 

H. Aji Triatmojo

5. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

PT. KUNCUP CERIA ANAK

Jalan raya Mergelo no. 123 Kota Magetan

Email: [email protected]

 

Magetan, 18 Juni 2020

No.       : 099/EKS/KUNCUP/VI/2020

Lampiran: –

 

Yth. Bapak Johan Adi Baskara

Di

Tempat

 

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan peresmian area baru, maka akan diadakan pertemuan pada:

 

hari, tanggal      : Kamis, 27 Juni 2020

waktu                : 13.00

tempat              : Aula Kantor Utama PT. Kuncup Ceria Magetan

 

Dimohon kedatangannya minimal 15 menit sebelum dimulai.

Demikian surat undangan ini disampaikan, mengingat sangat pentingnya acara ini, kami memohon kehadiran Bapak dalam acara tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Manager PT. Kuncup Ceria

 

Sucipto, S.E

6. Contoh Surat Undangan Rapat Koperasi

KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA

“SUBUR BAROKAH”

 

Sampang, 9 September 2020

No.       : 008/KOP/IX/2020

Lamp    : –

 

Yth. Anggota Koperasi Subur Barokah

Di

Tempat

 

Assalamualaikum wr. wb.

Dengan Hormat,

Mengharap dengan hormat, kedatangan saudara/i untuk mengikuti Rapat Anggota Tahunan (RAT) Koperasi Subur Barokah, yang akan dilaksanakan pada:

 

hari, tanggal      : Selasa, 17 September 2020

waktu                : 08.00

tempat              : Aula Gedung Koperasi Subur Barokah

keterangan        : Memakai Baju Koperasi

 

Demikian surat ini disampaikan. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Ketua KoperasiSubur Barokah

 

Hj. Siti Aminah, M.E

7. Contoh Surat Undangan Rapat Ketua RT

PEMERINTAH KOTA MOJOKERTO

KELURAHAN MAGERSARI

RT 11 RW 03

Jln. Joko Tole Kota Mojokerto

 

Mojokerto, 2 november 2017

No.       : 007/EKS/DS/XI/20

Lamp    : –

Perihal  : Surat Undangan

 

Yth. Bapak Santoso

Di

Tempat

 

Assalamualaikum wr. wb.

Dengan Hormat

Sehubungan dengan kunjungan Bapak Walikota Mojokerto pada tanggal 19 November 2017, maka dengan ini kami mengundang Bapak/Saudara untuk dapat hadir rapat persiapan kunjungan yang akan dilaksanakan pada:

 

hari, tanggal      : Jumat, 10 November 2017

waktu                : 19.00

tempat              : Rumah Bapak Junaidi

RT 11 RW 03 Kelurahan Magersari Kota Mojokerto

 

Demikian suar ini dibuat, dimohon akan kehadirannya tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Ketua RT 11 RW 03

Kelurahan Magersari

 

Junaidi

8. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

ORGANISASI INTRA SEKOLAH

SMAN 4 SURABAYA

Jln. Angkasa no. 13

 

Surabaya, 7 Mei 2020

No: 013/OSIS/SMA-A/II/2020

Lamp:-

Perihal: Undangan Rapat Laporan Pertanggungjawaban

 

Yth. Pengurus OSIS SMA Airlangga

Di

Tempat

 

Assalamualaikum wr. wb.

Sehubungan dengan telah dilaksanakannya Dies Natalis SMA Airlangga yang ke 15, maka akan diadakannya “Rapat Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban” yang akan dilaksanakan pada

 

hari, tanggal      : Selasa, 15 Mei 2020

waktu                : 15.00 WIB

tempat              : Ruang Kelas X-MIPA 3

 

Dimohon kedatangannya untuk tepat pada waktu yang telah ditentukan. Demikian surat ini disampaikan, atas perhatiannya terima kasih

 

Wassalamualaikum wr. wb.

 

Ketua OSIS SMAN 4 Surabaya                                                   Sekretaris

 

Ahmad Jamaludin                                                                      Dyah Ayu Purnamayanti

9. Contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna

KARANG TARUNA ANGKASA

DESA WILANGAN

Jln. Raya Nganjuk-Madiun

 

Nganjuk, 8 Agustus 2020

No        : 019/ kartar/VIII/2020

Lamp    : –

 

Yth. Pengurus Karang Taruna Angkasa

Di

Tempat

 

Dengan Hormat,

Bersama ini kami menyampaikan bahwa akan diadakan rapat acara “Tujuh Belas Agustus” yang akan dilaksanakan pada:

 

hari, tanggal      : Selasa, 13 Agustus 2020

waktu                : 18.00

tempat              : Rumah Mas Joko

Dusun Wilangan Desa Wilangan

Demikian surat ini dibuat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

 

Setyo Bima

10. Contoh Surat Undangan Rapat Kepanitiaan Acara

FORUM RUMAH BACA “CENDIKIA”

Jln. Ngampel no. 33, Tuban

 

Tuban, 16 Januari 2020

No        : 001/Rumba/01/2020

Lamp    : –

Perihal  : Rapat Pebentukan Panitia

 

Yth. Seluruh Pengurus Rumah Baca “Cendikia”

 

Selamat Pagi

Dengan adanya surat ini, makan kami harpkan kedatangan Saudara/i pada:

hari, tanggal      : Selasa, 31 Januari 2020

waktu                : 09.00 WIB

tempat              : Aula Gedung Ramelan

acara                : Pembentukan Panitia Acara Cerdas Cermat Anggota Rumah Baca “Cendikia”

Besar harapan saudara/i dapat hadir dalam acara tersebut. Demikian yang disampaikan, kami ucapkan terima kasih

Ketua Forum Rumah Baca “Cendikia”

 

Abdul Chakim

Demikian kumpulan contoh surat undangan rapat, semoga dapat menjadi reverensi saat Anda ingin mengumpukan seseorang.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *