Beberapa Format Penulisan Surat Undangan Rapat
Saat membuat surat undangan, Anda harus memperhatikan beberapa poin di bawah ini:
1. Susunan Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Sebuah surat resmi tidak dibuat serta merta begitu saja karena dibalik semua itu ada aturan penulisan tersendiri. Apalagi jika dipakai untuk undangan rapat yang mana penerimanya adalah orang-orang tertentu. Sudah wajib bagi si pembuat agar memperhatikan susunannya.
Surat undangan rapat harus memiliki Kop. Di sana dicantumkan data serta logo instansi. Berikan nomor urut, tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat. Bubuhkan lampiran terkait lembar apa saja yang dilampirkan dalam dokumen tersebut sehingga semua informasi dimuat dengan baik.
Berikan salam pada bagian pembuka. Selanjutnya, jelaskan isi dari surat itu secara jelas dengan mencantumkan hari dan tanggal pelaksanaan, pokok bahasan, tempat dan info penting lain. Untuk penutupnya, jangan lupa sampaikan ucapan terimakasih serta tanda tangan penanggung jawab.
2. Penulisan pada Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Saat ini, surat undangan rapat kadang dibuat tanpa memperhatikan kaidah-kaidah yang ada di dalamnya. Jika diperhatikan, cukup miris juga sebab banyak instansi mengabaikan hal-hal penting tersebut ketika membuat dokumen resmi, mulai dari kop hingga tembusan sekalipun.
Penulisan surat resmi yang benar adalah menggunakan Bahasa Indonesia Baku. Bila ragu tentang cara menulisnya, Anda dapat mengecek KBBI. Mungkin hal ini terkesan sepele namun jika diabaikan begitu saja maka akan mengurangi tingkat keresmiannya.
Selain pada penulisan isi surat secara keseluruhan, salam juga termasuk pada bagian yang sering dilupakan. Untuk menuliskannya, sebisa mungkin Anda jangan menyinggung suatu kelompok atau agama tertentu. Buat menggunakan sapaan nasional agar lebih akrab dibaca.
Baca Juga: 10 Contoh Kata Pengantar Terbaik yang Harus Anda Periksa
3. Penomoran Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Masalah penomoran surat kerap kali membuat pembuatnya bingung. Apalagi jika organisasi atau instansi tersebut terbilang baru. Bila hanya mencontoh dari dokumen lain pasalnya belum tentu benar sebab hal ini akan berkaitan dengan pengarsipan kedepannya nanti.
Dalam penulisannya, ada beberapa kode yang dipakai seperti membubuhkan huruf di depan. Setelah itu terdapat nomor seri seperti umumnya, diikuti dengan singkatan untuk jenis acara itu. Terakhir, ada identitas instansi atau organisasi serta tahun pembuatan dokumen.
Contohnya seperti U.001/Pan-Pel/OSIS/2017. Dari sana, kode U.001 merupakan kependekan dari undangan nomor 1. Sementara Pan-Pel berarti Panitia Pelaksana dan sebelahnya terdapat OSIS, organis yang mengeluarkan dokumen tersebut. Terakhir, 2017 adalah tahun dikeluarkannya surat.
4. Penulisan Alamat Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Penulisan lainnya yang masih sering menemui kekeliruan dalam surat undangan rapat adalah cara menulis alamat. Banyak orang cenderung mengabaikan hal ini dan memilih menuliskannya sesuka hati. Padahal, ada aturan juga di dalamnya.
Alamat surat resmi biasanya terdapat pada bagian sampul yang ditulis secara lengkap serta di awal dokumen dan kebanyakan lebih singkat. Penggunaan kata Kepada tidak terlalu ditonjolkan karena langusng menggunakan Yth. sebagai penggantinya.
Selain itu, untuk penulisan Sdr/Sdri langsung diikuti nama orang yang bersangkutan. Tidak perlu diberi Pak atau Bu lagi. Penulisan Jalan langsung ditulis sedemikian rupa. Jangan sampai disingkat Jln. seperti umumnya tanpa diakhiri titik di bagian akhir. Lantas bagaia mana contohnya?
1. Contoh Surat Undangan Rapat Dinas
| DINAS KESEHATAN KOTA GRESIK
Jln. Mangga no. 39 Gresik, 27 Maret 2020 No : 120/Dinkes/III/2020 Lamp : –
Yth. Kepala BPBD Kota Gresik Di Tempat
Dengan Hormat, Sehubungan dengan akan adanya kegiatan Sosialisasi Covid-19, maka kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri kegiatan tersebut pada:
hari, tanggal : Jumat, 3 april 2020 waktu : 08.00 WIB tempat : Aula Utama Gedung BPBD Demikian surat ini disampaikan, dimohon untuk memakai masker pada saat menghadiri rapat. Terima kasih atas perhatiannya.
Divisi Humas Dinas Kesehatan
Harun Nur Hadi |
2. Contoh Surat Undangan Rapat Wali Murid
| DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KOTA MOJOKERTO UPT SMA NEGERI 3 MOJOKERTO Jalan Pemuda no. 33, Kota Mojokerto
Mojokerto, 20 Juni 2020 No : 142/Eks/SMAN 3/VI/2020 Lamp : 1 Perihal : Undangan Pengambilan rapot
Yth. Bapak/Ibu Wali Murid kelas X dan XI SMAN 3 Mojokerto Di Tempat
Dengan Hormat, Melalui surat ini, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu wali murid untuk berkenan hadir mengambil hasil belajar siswa pada:
hari, tanggal : Jumat, 26 Junii 2020 waktu : sebagaimana terlampir tempat : sebagaimana terlampir
Demikian surat ini dibuat, dimohon untuk datang tepat pada waktunya dan memakai masker saat datang Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih Mengetahui Kepala SMAN 3 Mojokerto
Sri Puji A., M.Pd |
3. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi
| DEWAN MAHASISWA
UKM BELA DIRI UNIVERSITAS CIPUTRA PERIODE 2020/2021
Malang, 18 Juli 2020 No : 022/UKM.BD/UNICI/VII/2020 Lamp :- Perihal : Undangan Rapat
Yth. Ketua UKM Olahraga UNICI Di Tempat
Dengan Hormat Bersamaan dengan kegiatan “Galang Dana Tanggap Bencana Covid-19”, dalam hal ini bermaksud mengundang saudara/i untuk hadir dalam rapat pada:
hari, tanggal : Senin, 27 Juli 2020 waktu : 08.00 tempat : Google Meet
Dimohon untuk mengajak 2 orang yang akan mengikuti rapat virtual. Diusahakan Ketua dan Sekretaris Organisasi dapat hadir dalam rapat kali ini. Demikian surat yang disampaikan, atas pengertiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami
Jeremy Kalee |
4. Contoh Surat Undangan Rapat Kelurahan
| PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG
DESA JOMBOK Jalan Raya Kesamben no. 39
Jombang, 3 Januari 2020 No : 002/EKS/DS/I/2020 Lamp : –
Yth. Ketua RT 11 Dusun Jombok Di Tempat
Assalamualaikum wr. wb. Dengan Hormat, Dengan akan diadakannya acara “Pengajian Umum Gus Miftah”, maka dimohon kehadirannya Bapak/Saudara pada:
hari, tanggal : Sabtu, 6 Januari 2020 waktu : 19.00 tempat : Rumah Bapak Aji Dusun Kalibening Desa Jombok Mengingat akan pentingnyanacara tersebut, dimohon kedatangan Bapak/Saudara agar datang 15 menit sebelum rapat dimulai. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Megetahui Kepala Desa Jombok
H. Aji Triatmojo |
5. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
| PT. KUNCUP CERIA ANAK
Jalan raya Mergelo no. 123 Kota Magetan Email: [email protected]
Magetan, 18 Juni 2020 No. : 099/EKS/KUNCUP/VI/2020 Lampiran: –
Yth. Bapak Johan Adi Baskara Di Tempat
Dengan Hormat, Sehubungan dengan peresmian area baru, maka akan diadakan pertemuan pada:
hari, tanggal : Kamis, 27 Juni 2020 waktu : 13.00 tempat : Aula Kantor Utama PT. Kuncup Ceria Magetan
Dimohon kedatangannya minimal 15 menit sebelum dimulai. Demikian surat undangan ini disampaikan, mengingat sangat pentingnya acara ini, kami memohon kehadiran Bapak dalam acara tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Manager PT. Kuncup Ceria
Sucipto, S.E |
6. Contoh Surat Undangan Rapat Koperasi
| KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA
“SUBUR BAROKAH”
Sampang, 9 September 2020 No. : 008/KOP/IX/2020 Lamp : –
Yth. Anggota Koperasi Subur Barokah Di Tempat
Assalamualaikum wr. wb. Dengan Hormat, Mengharap dengan hormat, kedatangan saudara/i untuk mengikuti Rapat Anggota Tahunan (RAT) Koperasi Subur Barokah, yang akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Selasa, 17 September 2020 waktu : 08.00 tempat : Aula Gedung Koperasi Subur Barokah keterangan : Memakai Baju Koperasi
Demikian surat ini disampaikan. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Hormat Kami Ketua KoperasiSubur Barokah
Hj. Siti Aminah, M.E |
7. Contoh Surat Undangan Rapat Ketua RT
| PEMERINTAH KOTA MOJOKERTO
KELURAHAN MAGERSARI RT 11 RW 03 Jln. Joko Tole Kota Mojokerto
Mojokerto, 2 november 2017 No. : 007/EKS/DS/XI/20 Lamp : – Perihal : Surat Undangan
Yth. Bapak Santoso Di Tempat
Assalamualaikum wr. wb. Dengan Hormat Sehubungan dengan kunjungan Bapak Walikota Mojokerto pada tanggal 19 November 2017, maka dengan ini kami mengundang Bapak/Saudara untuk dapat hadir rapat persiapan kunjungan yang akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Jumat, 10 November 2017 waktu : 19.00 tempat : Rumah Bapak Junaidi RT 11 RW 03 Kelurahan Magersari Kota Mojokerto
Demikian suar ini dibuat, dimohon akan kehadirannya tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami Ketua RT 11 RW 03 Kelurahan Magersari
Junaidi |
8. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
| ORGANISASI INTRA SEKOLAH
SMAN 4 SURABAYA Jln. Angkasa no. 13
Surabaya, 7 Mei 2020 No: 013/OSIS/SMA-A/II/2020 Lamp:- Perihal: Undangan Rapat Laporan Pertanggungjawaban
Yth. Pengurus OSIS SMA Airlangga Di Tempat
Assalamualaikum wr. wb. Sehubungan dengan telah dilaksanakannya Dies Natalis SMA Airlangga yang ke 15, maka akan diadakannya “Rapat Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban” yang akan dilaksanakan pada
hari, tanggal : Selasa, 15 Mei 2020 waktu : 15.00 WIB tempat : Ruang Kelas X-MIPA 3
Dimohon kedatangannya untuk tepat pada waktu yang telah ditentukan. Demikian surat ini disampaikan, atas perhatiannya terima kasih
Wassalamualaikum wr. wb.
Ketua OSIS SMAN 4 Surabaya Sekretaris
Ahmad Jamaludin Dyah Ayu Purnamayanti |
9. Contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna
| KARANG TARUNA ANGKASA
DESA WILANGAN Jln. Raya Nganjuk-Madiun
Nganjuk, 8 Agustus 2020 No : 019/ kartar/VIII/2020 Lamp : –
Yth. Pengurus Karang Taruna Angkasa Di Tempat
Dengan Hormat, Bersama ini kami menyampaikan bahwa akan diadakan rapat acara “Tujuh Belas Agustus” yang akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Selasa, 13 Agustus 2020 waktu : 18.00 tempat : Rumah Mas Joko Dusun Wilangan Desa Wilangan Demikian surat ini dibuat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih Hormat kami
Setyo Bima |
10. Contoh Surat Undangan Rapat Kepanitiaan Acara
| FORUM RUMAH BACA “CENDIKIA”
Jln. Ngampel no. 33, Tuban
Tuban, 16 Januari 2020 No : 001/Rumba/01/2020 Lamp : – Perihal : Rapat Pebentukan Panitia
Yth. Seluruh Pengurus Rumah Baca “Cendikia”
Selamat Pagi Dengan adanya surat ini, makan kami harpkan kedatangan Saudara/i pada: hari, tanggal : Selasa, 31 Januari 2020 waktu : 09.00 WIB tempat : Aula Gedung Ramelan acara : Pembentukan Panitia Acara Cerdas Cermat Anggota Rumah Baca “Cendikia” Besar harapan saudara/i dapat hadir dalam acara tersebut. Demikian yang disampaikan, kami ucapkan terima kasih Ketua Forum Rumah Baca “Cendikia”
Abdul Chakim |
Demikian kumpulan contoh surat undangan rapat, semoga dapat menjadi reverensi saat Anda ingin mengumpukan seseorang.